Сроки хранения личных дел уволенных работников

Содержание

Личное дело при увольнении сотрудника: сколько лет хранится после расторжения трудового договора?

Сроки хранения личных дел уволенных работников

Для служащих госучреждений личные дела необходимо оформлять на весь персонал.

Даже если кадровый работник трудится не в бюджетной организации, он должен уметь безошибочно формировать личное дело.

Оно включает в себя обложку и документы на специалиста, где содержится основная информация о трудящемся и о его деятельности или обучении (для студентов).

Открывается папка при трудоустройстве, а закрывается — в день расторжения трудовых обязательств.

Что с ним делать?

При увольнении после закрытия личного дела работника уполномоченному специалисту (кадровику) необходимо осуществить следующие действия:

  • проверка наличия необходимой документации;
  • соблюдение хронологии бумаг;
  • сверка нумерации листов (страниц).

Номера на листах проставляются карандашом справа (в верхнем углу) арабскими цифрами.

Далее оформляется внутренняя опись, в которой указывается количество листов личного дела и самой описи (опись нумеруется в отдельности от личных бумаг сотрудника).

На внутренней стороне описи делается финальная запись, где прописывается число страниц личного дела. Затем составитель описи подтверждает подлинность содержащейся в ней информации личной подписью.

Следующим действием будет составление описания личного дела сотрудника (лист-заверитель).

Вся документация дела сшивается, первой страницей папки является опись, последней — лист-заверитель.

Титульный лист персонального дела содержит информацию о дате его закрытия (на основании распоряжения руководителя предприятия) и сроке хранения.

Если по каким-либо причинам уволенный трудящийся не забрал оригиналы своих документов (диплом об образовании, билет военнообязанного), то их следует хранить в личном деле до момента, когда он обратиться к работодателю с просьбой об их возврате.

Каждый документ помещается в индивидуальный конверт, который подшивается к папке. Конверты необходимо пронумеровать, заклеить и заверить автографом ответственного специалиста.

Сколько лет хранится после ухода сотрудника?

Действующие нормы законодательства не акцентируют внимание на причину увольнения сотрудника из организации (увольнение по собственному желанию или по инициативе работодателя, смерть).

Отсюда вытекает вывод, что срок хранения личных дел приравнивается к общим.

Но, одновременно с этим, существует исключение, когда персональные дела хранятся в архиве постоянно (приказ Министерства Культуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

К ним относятся дела:

  • глав предприятия;
  • членов контролирующих, руководящих органов компании;
  • депутатов каждого уровня власти РФ;
  • трудящихся, награжденных государственными наградами, степенью, званиями.

В состав папки входят документы с различным сроком хранения, а вся папка должна храниться максимальное количество времени.

Статья 22.1 ФЗ №125 от 22 октября 2004 г. регламентирует срок хранения личных дел, открытых с января 2003 года (50 лет) до 2003 года (75 лет).

Срок исчисляется с первого января календарного года, следующего после дня закрытия дела.

К примеру, увольнение произошло 25.11.2018 г., отсчитывать срок в 50 лет необходимо с января 2019 года.

Хранение документов

На уровне нормативных актов необходимый состав документов в личном деле не обозначается.

Строго утвержденный перечень регламентируется лишь для сотрудников государственных служб.

Каждое предприятие может использовать в работе данный список, а в зависимости от направления деятельности предприятия определить необходимость включения в личное дело того или иного документа.

Перечень нужных копий документов:

  • паспорт (страница с фотографией, пропиской, семейное положение);
  • диплом, сертификат о повышении уровня квалификации;
  • СНИЛС, ИНН;
  • военный билет;
  • трудовая книжка.

Также в дело вкладываются:

  • справки о прохождении медосмотра, об отсутствии судимости;
  • персональное заявление специалиста о приеме на работу;
  • автобиография, трудовой договор;
  • документация о прошедшей аттестации;
  • фотографии трудящегося.

При необходимости список подлежит корректировке.

Все документы складываются в дело по порядку, начиная со дня приема в штат специалиста.

Без личного согласия сотрудника запрещается включать сведения о личной жизни трудящегося, его религиозные и политические взгляды.

О сроках хранения документа и требованиях к оформлению личного дела сотрудника, подробно рассказано в данном видео:

Выводы

При увольнении сотрудника следует соблюдать некоторые правила:

  • дело закрывается в день расторжения трудовых отношений;
  • папка сдается в архив не позднее 3-х лет после даты ее завершения;
  • кадровик несет ответственность за хранение персональной информации.

Хранить кадровую документацию следует в помещении, недоступном для посторонних лиц. Для предотвращения потери бумаг целесообразно поместить их в сейф (металлический шкаф).

Если у бывшего сотрудника возникнет необходимость отправить запрос на предприятие о предоставлении документов, но компания от них уже избавилась, то это свидетельствует о нарушении закона об архивном деле и влечет наказание по ст. 13.20 КоАП РФ в размере штрафа до 500 рублей.

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/uvolnenie/dok/lichnoe-delo-posle-uvoln.html

Какие 7 документов должны быть в личном деле сотрудника в 2019 г

Сроки хранения личных дел уволенных работников

Какие документы должны быть в личном деле (далее — ЛД) сотрудника в 2019 году и должен ли кадровик знать, что за бумаги нужно хранить в ЛД работника? Непонимание этих 2, казалось бы, простых вопросов всё чаще становится причиной возникновения конфликтных ситуациях на фирмах. Например, когда сотруднику не выдаются справки при увольнении в полном объёме.

Раскрыть эту тему для Читателей сайта «Юридическая скорая» сегодня согласилась Людмила Ким – практикующий юрист с десятилетним стажем и один из авторов рубрики «Вопрос-ответ».

Под перечнем документов в личном деле сотрудника, как правило, подразумевается список обязательной документации, которая прямо относится к трудовой деятельности определённого работника, предоставляемой им, согласно действующему законодательству РФ или оформляемой на месте работы. Хранится папка с ЛД в отделе кадров работодателя.

Не хотите вникать в суть проблемы? Задайте свой вопрос дежурному юристу БЕСПЛАТНО!Опишите ситуацию и нажмите «Задать вопрос».

При этом, сегодня в большинстве организаций директора самостоятельно ведут ЛД, а поэтому – не всегда владеют полной информацией о содержании пакета бумаг. Стоит отметить, что в этом нет ничего удивительного, ведь в 2019 году закон не обязывает работодателя лично заводить подобные дела, предоставляя это специалистам отдела кадров.

Важно: Также, с 1 января этого года сотрудники Роструда, давая разъяснения по этому поводу, акцентировали внимание на том, что обязанность знать, какие именно документы можно хранить в личном деле работника, а какие нет – прямая обязанность кадровика.

К сожалению, в нашей практике до сих пор встречаются дела, связанные с нарушением данного правила и попытками избежать немалых штрафов за игнорирование данной рекомендации.

Список документов, входящих в личное дело сотрудников в 2019 году

Для того чтобы не нарушать законодательство России каждому работодателю рекомендуется лично ознакомить кадровиком со списком бумаг, которые должны быть в ЛД каждого работника.

В данный перечень документов в 2019 году входят такие основные бумаги как:

  1. трудовой договор, подписанный сотрудником, а также сопутствующие ему дополнительные соглашения (если таковые имеются);
  2. приказы о наложении взысканий или же поощрениях от начальства;
  3. договор об индивидуальной материальной ответственности работника, если его должность предусматривает наличие данного документа;
  4. подписанное работником соглашение о неразглашении сведения, которые являются тайной фирмы;
  5. акты нарушения трудовой дисциплины;
  6. объяснительные, а также докладные записки;
  7. приказ о приёме на работу.
Читайте также  Оформление кадровых документов при увольнении работника

Каждая дополнительная справка подшивается кадровиком в папку в строго хронологическом порядке, после чего он составляет опись документов (это обязательный пункт, несоблюдение которого может привести к штрафным санкциям).

Стоит отметить, что документы, хранящиеся в личном деле сотрудника, для проверки трудовой инспекцией – должны обязательно дополняться подписанным им согласием на обработку его персональных данных.

Какие документы запрещается хранить в личном деле работника в 2019 году

Согласно заявлению сотрудников Роструда, в список запрещённых бумаг, которые нельзя подшивать в личное дело работника входят все документы и их копии, не связанные с трудовой деятельностью гражданина, как, например:

  1. военный билет;
  2. ИНН;
  3. паспорт и копии его страниц;
  4. СНИЛС;
  5. свидетельства о рождении детей и о заключении брака.

Дополнительная информация:  Как оформить загранпаспорт через МФЦ?

Таким образом, наличие всех перечисленных бумаг является прямым нарушением конституционных прав гражданина РФ на неприкосновенность личной/частной жизни. Сбор данной информации без разрешения человека – запрещён!

Кроме этого, хранение перечисленных бумаг нарушает нормы ФЗ №152, принятого 27.07.2006 года и влечёт за собой наказание, а именно – наложение административного штрафа по части 1 статьи 13.11 КоАП Российской Федерации.

Важно: стоит отметить, что в этом случае от наказания работодателя не может спасти даже письменное согласие работника на сбор и обработку его персональных данных!

В последнем аналогичном случае, в котором участвовали юристы сайта «Юридическая скорая» работодатель был оштрафован на 50 000 российских рублей всего лишь за наличие в личном деле сотрудника копии паспорта. Доказать свою правоту в этом случае – практически невозможно.

Какие документы можно хранить в личном деле с согласия сотрудника

Отвечая на вопрос, что должно храниться в личном деле сотрудника в 2019 году, стоит упомянуть и медицинские книжки работников, которые некоторые работодатели хранят в ЛД. Действительно, если должность сотрудника предполагает его контакт с пищевыми продуктами, детьми или же, например, медикаментами – наниматель, согласно действующему законодательству, имеет право потребовать этот документ. Однако, его хранение становится возможным исключительно после получения от работника согласия на обработку его персональных данных.

Это же правило касается и следующих документов:

  • аттестационных листов;
  • дипломов, справок и других бумаг об образовании;
  • справок об отсутствии судимости или её наличии;
  • документов о повышении квалификации;
  • характеристик с образовательных заведений, а также прошлых мест работы.

Напомним также, что трудовые книжки работников необходимо хранить отдельно от остальной кадровой документации. В большинстве фирм для этого используются надёжные сейфы, доступ к которым имеют только кадровики.

Как правильно вести личное дело каждого сотрудника

В любом случае, каждый наниматель должен понимать, что ведение личного дела сотрудника – не разовое, но регулярное занятие. Ведь со временем информация и документы в ЛД должны будут обновляться. Делать это можно лишь заручившись письменным заявлением о согласии от самого работника и вносить какие-либо бумаги, впрочем, как и удалять их из дела – кадровик не имеет права!

При этом, выдача рассматриваемого личного дела может быть осуществлена только по приказу руководителя фирмы. Это же правило распространяется и на самого сотрудника, на которого ЛД заведено. Вместе с этим, каждый сотрудник имеет законное право ознакомиться со своим ЛД в любое удобное для него время, но выносить его из кабинета кадровика – только с разрешения нанимателя.

В том случае, если доступ к папке запрашивает сторонняя организация – её сотрудники должны подать на это официальный запрос, а передача документов станет возможной лишь после получения резолюции работодателя и составления акта в 2 экземплярах.

Какой срок хранения документов в личном деле

Итак, после определения списка бумаг, хранящихся в личном деле сотрудника, стоит отметить и тот факт, что так как срок действия каждого документа может отличаться – срок хранения бумаг в личном деле работника определяется для всей папки. Так, на протяжении 3 лет после увольнения сотрудника – они остаются храниться в отделе кадров, после чего передаются на хранение в архив на установленный законом срок.

Согласно информации, установленной в статье 22.1 ФЗ от 22.10.2004 под номером 125, документы по личному составу могут храниться 50 и даже 75 лет! При этом, срок их хранения зависит в том числе и от даты их заведения/окончания (до 2003 года или после этого).

Важно: Наряду с вышеописанным, стоит отметить, что документы краткосрочного хранения, срок действия которых составляет до 5 лет – не рекомендуется подшивать в личное дело.

Каждое свидетельство, справка или любой другой документ кадровик обязан учитывать в соответствующем журнале, вести который он может в свободной форме. Главное в этом – чтобы совпадали номера в графе данного журнала и на обложке папки.

Дополнительная информация:  Карта москвича: кому положена и как получить?

Уважаемые Читатели нашего сайта, если у Вас остались вопросы по документации – обязательно спросите об этом нашего дежурного юриста, заполнив форму ниже.

Не хотите вникать в суть проблемы? Задайте свой вопрос дежурному юристу БЕСПЛАТНО!Опишите ситуацию и нажмите «Задать вопрос».

Источник: https://law-03.ru/perechen-dokumentov-v-lichnom-dele-sotrudnika/

Личные дела работников: правильное оформление, сроки хранения, уничтожение

Сроки хранения личных дел уволенных работников

Личные дела работников — правильное оформление этой документации имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики.

Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в нашей статье.

А также сможете скачать необходимые для ведения личных дел бланки и образцы.

Обязательно ли вести личные дела работников?

Состав личного дела сотрудника в 2019-2020 годах

Формирование личного дела работника: образец 2019-2020

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

Итоги

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2019-2020 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

  • анкета, заполняемая при приеме на работу;

Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь.

  • трудовой договор;
  • должностная инструкция;
  • копии приказов по сотруднику.

ВАЖНО! Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя.

Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов.

Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

Читайте также  Как уволить генерального директора при ликвидации ООО?

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

ВАЖНО! За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор. 

См. также: «Пропуск с фото может повлечь штраф за персональные данные».

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики.

Формирование личного дела работника: образец 2019-2020

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

  • На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
  • Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
  • Каждый лист дела нумеруется.
  • В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
  • Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

См. также: «Номенклатура дел отдела кадров».

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

  • сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
  • пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
  • составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
  • оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Скачать лист заверитель личного дела работника

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Источник: https://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/kak-oformit-hranit-i-unichtozhit-lichnoe-delo-sotrudnika/

Срок хранения личных дел уволенных работников

Сроки хранения личных дел уволенных работников

Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери. Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения.

В месте хранения дела располагаются в вертикальном положении по порядковым номерам, в алфавитном порядке, по структурным подразделениям и т. д. В хранилище размещается список находящихся в нем ЛД.

Все дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Форма журнала не утверждена, поэтому его можно разработать самостоятельно, с точки зрения функциональности для конкретной организации.

Ежедневно в конце рабочего дня сотрудники кадровых служб проверяют наличие дел в хранилище. Затем шкафы (сейфы) или помещения закрываются и пломбируются.

Сроки хранения документов в организации

Хранение документации на предприятии регламентируется ФЗ «Об архивном деле в РФ», ФЗ «О бухгалтерском учете», НК РФ.

  • Документ подтверждающий, что сотрудник получил образование за счет фирмы, хранится не меньше 4 лет.
  • Личные карточки, трудовые договоры, личные дела – 75 лет.
  • Документы, связанные с аттестацией рабочих мест – 45 лет.
  • Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие документы личного состава – 75 лет.
  • Приказы о взысканиях, предоставленного отпуска, командировок по России –5 лет.

Это документы, которые могут проверить налоговые органы. Период проверки ограничен сроком – 3 года. Из этого следует, что хранить их надо более 3 лет.

Срок хранения личных дел уволенных сотрудников

Постоянно хранятся личные дела руководителей организаций; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени.

Срок хранения личных дел всех остальных работников, включая государственных, гражданских и муниципальных служащих, — 75 лет (пункты «а». «б» ст. 656 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558).

Это срок хранения личного дела в архиве организации, куда передаются дела уволенных работников.

В кадровой службе ведется журнал учета личных дел.

Правила хранения личных дел уволенных сотрудников

ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.

  • Сведения от аттестации.
  • Трудовой контракт.
  • Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).

Ответственность за ведение личных дел

Перечень сотрудников, которые имеют доступ к личным делам регламентируется приказом руководителя организации. Также работник имеет право на ознакомление с любой информацией касательно его персоны, что находится на сохранении у кадровика.

Согласно действующему законодательству РФ ответственные за нарушение неприкосновенности личных данных могут быть привлечены к ответственности:

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Личные дела уволенных сотрудников могут храниться только при наличии годовой описи.

Таким образом, по сроку хранения документы можно разделить на:

  1. Временные – документы, по которым решены все вопросы. Хранятся в организации около 10 лет. После сдаются в спецархив. К ним относятся договора с поставщиками и покупателями, акты выполненных работ, бухгалтерские документы, путевые листы и т.
    д.
  2. Постоянные:
    • Приказы.
    • Штатное расписание.
    • Описи дел.
    • Акты об уничтожении.
    • Бухгалтерские отчеты.

Каждый год в организации происходит разбор документов по данному критерию, с помощью анализа содержания.

Закон «Об архивном деле в Российской Федерации»

Основным документом по хранению документов в организации является ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004.

То есть если работник уволился в 2015 году, то срок хранения его личного дела в настоящее время должен исчисляться с 2016 года, и оно может быть выделено к уничтожению после проведения его экспертизы ценности в ­архиве только:

  • в январе 2066 года при 50-летнем сроке хранения и
  • в январе 2091 года при 75-летнем сроке хранения.

Как видите, мы предлагаем отталкиваться не от даты создания дела, а от даты его последнего документа! И аргументация здесь следующая:

  • в ст. 22.1 закона об архивном деле говорится о сроке хранения не всего дела, а именно документа по личному составу;
  • в личном деле их много. Датой его начала обычно является дата приказа о приеме на работу, но датой закрытия – дата приказа об увольнении.

Заключение

Если вы индивидуальный предприниматель. то личные дела на своих сотрудников можете не вести. Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике.

Вести или нет личные дела на сотрудников предприниматель решает сам, но несомненно их наличие – это существенный плюс для любой компании.

Источник: https://helpbyavto.ru/srok-hraneniya-lichnyh-del-uvolennyh-rabotnikov/

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников — Предприятие Инфо

Сроки хранения личных дел уволенных работников

Согласно действующему законодательству личные дела уволенных работников обязаны хранить только государственные учреждения. Обеспечение архивной информации коммерческие организации производят по собственной инициативе, что облегчает дальнейшую работу при необходимости подтвердить трудовой стаж для пенсии или получить иные документы.

Что такое личное дело

Личное дело сотрудника — пакет документов и сведений о работнике касательно занимаемых им должностей и работы на предприятии. Такая совокупность документов подготавливается на каждого работника организации.

Согласно ФЗ от 27.04.2004 № 79-ФЗ и Указу президента РФ от 30.05.2005 № 609 ведение личных дел обязательно для государственных служащих, для остальных категорий — по желанию работодателя.

На практике на каждом предприятии ведется учет личных дел, что помогает систематизировать работу кадрового отдела и организации.

Как формируется личное дело работника

Личное дело уволенного работника формируется по принципу досье и сохраняется в отделе кадров организации до окончания календарного года. В течение 3 лет после увольнения документы проходят архивно-техническую обработку и передаются в архив.

После передачи в архив, существуют некоторые аспекты, которые необходимо выполнить:

  1. Дело необходимо прошить или сделать переплет.
  2. Убрать все скрепки и скобы, прошить на 4 протокола в твердую обложку.
  3. Личные документы вкладываются в конверт, подшитый в дело, и нумеруется как лист. Каждое вложение нумеруется номером по очереди (военный билет, трудовая книжка, диплом, удостоверение личности и т. д.).
  4. В конце дела необходимо подшить чистый лист и составить лист-заверитель дела, который не входит в общее количество листов папки.
Читайте также  Принуждение к увольнению что делать?

Согласно Указу президента РФ от 30.05.2005 № 609 на предприятии осуществляется обязательный порядок сбору данных о сотрудниках. К ним относятся такие документы:

  1. Анкета, резюме, характеристики и листок по учету кадров.
  2. Копии паспорта, документов об образовании (дипломы, свидетельства), ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.
  3. Сведения от аттестации.
  4. Трудовой контракт.
  5. Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).

Ответственность за ведение личных дел

Перечень сотрудников, которые имеют доступ к личным делам регламентируется приказом руководителя организации. Также работник имеет право на ознакомление с любой информацией касательно его персоны, что находится на сохранении у кадровика.

Согласно действующему законодательству РФ ответственные за нарушение неприкосновенности личных данных могут быть привлечены к ответственности:

Личные дела уволенных сотрудников

Личное дело на каждого работника формируется в отдельной папке-скоросшивателе. Оформление ее обложки включает:

  • наименование организации;
  • номер дела;
  • фамилию, имя, отчество сотрудника;
  • дату приема на работу (дата, проставленная в приказе о приеме на работу);
  • дату окончания личного дела (дата увольнения);
  • количество листов (проставляется при обработке дела для сдачи в архив);
  • срок хранения дела.

Важно знать сроки хранения личных дел.

Постоянно хранятся личные дела руководителей организаций; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени.

Срок хранения личных дел всех остальных работников, включая государственных, гражданских и муниципальных служащих, — 75 лет (пункты «а». «б» ст. 656 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558).

Это срок хранения личного дела в архиве организации, куда передаются дела уволенных работников.

https://www..com/watch?v=wM6Z5ev8lO8

В кадровой службе ведется журнал учета личных дел. Он включает шесть граф, куда записывают порядковый номер личного дела, фамилию, имя, отчество работника, его табельный номер, должность и структурное подразделение.

Порядковый номер личного дела в журнале учета указывается на лицевой стороне обложки личного дела и на личной карточке формы Т-2.

Ежегодно в кадровой службе проводят проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.

Внизу оборотной стороны листа предусмотрен реквизит «отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел», где пишут «личное дело проверено», указывают дату проверки, должность и подпись работника, ее проводившего.

В случае выявления недостатков в оформлении и ведении личных дел составляют акт. Результаты проверки доводятся до руководителя организации.

Личные дела хранятся в сейфах или в специальных запирающихся шкафах. Располагают их в алфавитном порядке (в небольших организациях) или по порядку номеров. При переходе работника в другую организацию личное дело остается на прежнем месте, за работником оно не передается.

Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводят карточку-заместитель. На ней указывают: когда, куда и кому выдано личное дело.

Лица, получившие личное дело, расписываются в карточке-заместителе. При возвращении дела в ней проставляют дату возврата. Карточку-заместитель вкладывают в дело.

Если из личного дела изымают отдельный документ (документы), на его место помещают справку, подписанную работником, ответственным за ведение кадрового делопроизводства. В справке указывают, с какой целью, на каком документальном основании изъят документ из личного дела и кому передан.

В документы дела, выданные во временное пользование, запрещено вносить исправления, новые записи, также запрещено заменять документы, разглашать содержащиеся в них сведения.

Хранят личные дела в кадровой службе. Ответственность за их хранение возлагается на руководителя организации и руководителя кадровой службы. В кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников. При увольнении в личное дело помещают заявление работника об увольнении и приказ о прекращении трудового договора (увольнении).

Личные дела работающих хранятся в кадровой службе. Дела уволенных сотрудников передаются из кадровой службы в архив организации. Если архива нет, личные дела уволенных работников оформляют в соответствии с установленными правилами и переставляют на полку, отведенную для хранения личных дел уволенных.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:+7 (499) 455 09 86 (Москва)Это быстро и бесплатно!

Оформляется личное дело уволенного работника при передаче в архив организации следующим образом.

Первый документ, помещаемый в личное дело, — внутренняя опись документов, помещенных в личное дело. Она содержит сведения о наименовании, количестве и нумерации листов, порядковых номерах документов дела, их индексах.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов, включенных в дело.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Подпись включает наименование должности составителя в соответствии со штатным расписанием, личную подпись, ее расшифровку с инициалами имени и отчества, которые проставляются перед фамилией. Обязательно указывается дата составления описи.

В конце дела помещают лист-заверитель. Он составляется с целью учета количества листов в деле и особенностей их нумерации. Лист-заверитель имеет форму. установленную «Основными правилами работы архивов организаций» (см. пример 4).

Лист-заверитель составляется на отдельном листе, который помещается за последним документом дела. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистую оборотную сторону последнего листа документа. Если забыли подшить в дело лист-заверитель, его разрешается приклеить на внутреннюю сторону обложки дела.

Количество листов указывается цифрами и прописью, причем сначала пишут количество листов дела, затем ставят знак «+» и количество листов внутренней описи.

Если есть особенности в нумерации листов, они обязательно описываются в заверительной надписи. Это могут быть:

  • литерные и пропущенные номера;
  • наклеенные листы (если их нет, ставится прочерк);
  • номера конвертов с вложенными документами и количество вложенных в них листов.

Заверительная надпись подписывается сотрудником, который ее составлял.

В тех случаях, когда в оформленное дело вносят какие-либо изменения (в состав или состояние дела, в случае повреждения, замены подлинных документов копиями и т.д.), составляется акт, изменения вносят в лист-заверитель со ссылкой на акт.

Практика кадрового делопроизводства использует объединение небольших по объему личных дел уволенных сотрудников в одно дело. Главное условие — дело не должно превышать 250 листов.

Отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения, располагаются в алфавитном порядке и разделяются чистым листом бумаги, на котором указываются фамилия, имя, отчество уволенного работника.

На документы объединенного личного дела составляется внутренняя опись, где перечисляются в алфавитном порядке фамилии, имена и отчества с указанием соответствующих страниц в объединенном деле.

Источник:

Сколько лет хранятся личные дела сотрудников после увольнения

Личные дела сотрудников – обязательный элемент документации в государственных и муниципальных организациях, поэтому должностные лица, в полномочия которых входит составление документации, обязаны соблюдать государственные нормативы и правила сохранности личных сведений о сотрудниках. Однако для частных предпринимателей данная процедура не обязательна. Соответственно, каждый руководящий отдела кадров обязан точно знать, сколько лет хранятся личные дела сотрудников после увольнения.

Порядок оформления и срок хранения личных дел

Порядок оформления персонального свода обязан инициироваться с зачисления в штат организации. Комплектация продолжается в течение работы и длится до увольнения с дальнейшим перенесением в архивные учреждения.

Индивидуальные акты могут помещаться в обособленный файл. Возможность потери предотвращается благодаря комплектации по единым правилам, а также ведению журнала.

В момент оформления стоит учитывать следующие нюансы:

  • На заглавном листе отображается полная информация о сотрудниках: инициалы, дата регистрации;
  • В своде, где находятся подлинники для временной сохранности, не должны содержаться образцы постоянного нахождения;
  • Каждый документ может быть представлен в едином варианте;
  • Не рекомендуется хранить оригиналы для постоянного содержания, так как подобные бумаги можно заместить копиями;
  • Каждое индивидуальное дело не может превышать толщины в 4 см и не содержать более 250 страниц.

Согласно с действующими нормативами в трудовой области время нахождения бумаг и регистрационных журналов, индивидуальных карточек и трудовых договоров составляет в среднем семьдесят пять лет.

личного дела

Дело должно состоять из обложки и подлинников, которая содержит полные сведения о сотруднике и характере его трудовой деятельности и обучении. На обложке указываются данные, которые позволяют идентифицировать работника в момент поиска, а также предприятие, если в дальнейшем папки будут сданы в государственный архив.

Источник: https://gyroscooter-72.ru/otchetnost/skolko-hranyatsya-lichnye-dela-uvolennyh-sotrudnikov.html